EDV-Buchhaltung

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Einfache EDV-Buchhaltung anhand des Programms MoneyMaker 

Highlights und Features

... zahlreiche tagesaktuelle Auswertungen inklusive AfA
... Online Banking Schnittstellen sowie 
... Datenimport- und Exportmöglichkeiten 
... Splittbuchungen, offene Posten, 
... buchen und ändern direkt im Buchungsjournal und ein 
... umfangreiches Anlagenverzeichnis sowie eine 
... umfangreiche FINANZ Online Schnittstelle !!!
 

Mehr Info über das einfache EDV-Programm MoneyMaker finden sie hier...

Programmbeschreibung der Version Professional als PDF zum Download

Programmbeschreibung Professional

Inhalt 

Vorwort 
    Installation 
    Erstinstallation
    MoneyMaker reparieren
    MoneyMaker deinstallieren

Erster Start 

    Moneymaker aktivieren 
    Betriebsassistent
    Kenndaten des Betriebes 
    Daten des Betriebes 
    Buchhaltungsart und Steuerpflicht 
    Beachtenswertes zu den Aufzeichnungsarten
    Kontorahmen 

Vorbereitungen zum Buchen                                                                         
    Belegablage 
    Verwaltung von Ein- und Ausgangsrechnungen 
    Reihenfolge der Erfassung der Belegkreise 
    Form der Buchhaltung
    Umfang der Datenerfassung 

                                                                   
Stammdaten                                                                                                 

Allgemeines
    Auswahl des Betriebes und Jahres
    Neuen Betrieb anlegen
    Betrieb/Jahr löschen 
    Neues Jahr anlegen 
    Jahreswechsel bei mehreren angelegten Wirtschaftsjahren
    Betriebsassistenten aufrufen
Betrieb
    Doppelte Buchhaltung oder Ein- und Ausgabenrechnung
    Steuerpflichtigkeit 
    Einstellungen 
    Standardkonten
    Im Buchungsfenster
    Eigendynamik
Konten 
    Verwendung ein- und ausschalten
    Kontenanzeige
    Kontensuche 
    Kontenbaum 
    Kontengliederung 
    Kontenstammblatt 
    Kontorahmen ausdrucken 
    Betriebszweige/Anlagen zuordnen

Betriebszweige 

Anlagen 
    Anlagenverzeichnis 
    Anlagenstammblatt 
    Betriebszweige zuordnen 
    Anlagenverzeichnis drucken 

Buchungsfenster                                                                                         

Ansichten 
    MoneyMaker – Ansicht 
    Experten – Ansicht 
    Volltext – Ansicht 
    Auswertungs- Ansicht 

Einstellungen im Buchungsfenster 
    Einstellungen der Buchungstabelle 
    Einstellungen der Hilfsmittel

Buchungstabelle
    Buchungen erfassen, ändern, löschen 
    Umsatzsteuerkennziffern und Auslandsgeschäfte 
    Innergemeinschaftliche Lieferungen
    Splittbuchung 
    Buchungen suchen 
    Buchungen gegen Bearbeitung schützen 
    Offene Posten Verwaltung 
    Kostenaufteilung miterfassen 
    Buchungstabelle exportieren und Schnelldruck
    Monatsabschluss 
    Kassasaldoprüfung 
    Unfertige Buchungen
    Mehrfensterbuchung 

Hilfsmittel 
    Kontorahmen 
    Volltext der Buchung 
    Gewinn oder Verlust 
    Ust-Zahllast

Auswertungen 
    Auswahl der Auswertung
    Eingrenzung 
    Einstellungen 
    Drucken 
    Umsatzsteuervoranmeldung (U30) 
    U31 Formular 
    Umsatzsteuervoranmeldung übertragen: Finanz Online

Datenaustausch                                                                                             

Datenimport 
    LBG - Betriebsplaner 
    Standard - Import 
    Excel – Kassabuch
    Bankschnittstellen 

Datenexport 
    Excel - Schnittstelle 
    BMD - Buchhaltung 
    Klinger - Buchhaltung 
    Standard - Export 

Kontroll - Center                                                                                             

System und Technik 
    System - Information 
    Bildschirm - Einstellungen 
    Datum und Uhrzeit 
    Länder - Einstellungen 
    Drucker – Einstellung
    Explorer 
    Passwortschutz der Betriebsdaten 
    MoneyMaker aktualisieren

Dateiablage 

Datenverwaltung 
    Betriebsdaten sichern 
    Betriebsdaten rücksichern    
    Versenden 

Netzwerkinstallation 

Hier ein Auszug aus dem Programm.................

Vorbereitungen zum Buchen 

Belegablage 

Eine ordentliche Buchhaltung beginnt mit der richtigen Ablage der Belege. Schließlich sollen (und eventuell müssen) Sie auf Grund der erfassten Buchungen die Belege schnell und einfach finden. Diese Vorschläge für die Belegablage sind nur bei der doppelten Buchhaltung von Bedeutung. Bei der Ein- und Ausgabenrechnung genügt es, die Belege chronologisch abzulegen. 

Die Buchungserfassung im MoneyMaker beruht auf dem System der Belegkreise. So müssen sich zwar nicht an dieses System halten, wenn Sie es jedoch tun, so werden Sie es bei der Belegsuche einfacher haben. 

Unter Belegkreise verstehen wir alle Belege, die herkunftsmäßig zusammengehören. Deshalb entstehen mindestens 4 Belegkreise:             
• Kassabelege 
• Bankbelege 
• Eingangsrechnungen (Lastschriften) 
• Ausgangsrechnungen (Gutschriften)                                                         
Wenn Sie über mehrere Kassen oder über mehrere Bankkonten verfügen, so sollte eine weitere Unterteilung erfolgen. 

Pro Belegkreis sollte ein eigener Ablageordner angelegt werden, in dem die Belege chronologisch sortiert abgelegt werden. 

Zwischen jedem Monat sollte ein Einlageblatt eingelegt werden, damit die Übersichtlichkeit noch weiter erhöht wird.                                             
Der MoneyMaker führt pro Belegkreis einen eigenen Belegnummernkreis. So entsteht z.B. bei den Kassabuchungen ein Belegkreis von KA1 bis KA.. oder bei den Banken ein Belegkreis von RK1 bis RK... 

Bei den Bankkonten kann in den Stammdaten der Konten das Belegkreiskürzel, das neben der Belegnummer als Belegkennzeichen verwendet wird eingestellt werden. Vergeben Sie dabei ein logisches Kürzel (z.B. Raiffeisenbank RB oder Volksbank VK). 

Die Ein- und Ausgangsrechnungen werden vom MoneyMaker automatisch mit AR und ER bezeichnet, die Umbuchungen erhalten das Kürzel UN. 

Die Belegnummer kann bei der Buchungserfassung verändert werden, das Buchungskürzel nicht. Die Belegnummer muss nach der Erfassung der Buchung auf dem verbuchten Beleg vermerkt werden und dient gemeinsam mit dem Belegkürzel zur Identifikation des Beleges. 

Beispiel: 

Sie suchen einen Beleg mit der Nummer RB41 

Auf Grund des Belegkreiskürzels wissen Sie, dass Sie nur mehr im Ablageordner der Raiffeisenbank nachschlagen müssen. Auf Grund der Belegnummer finden Sie den Beleg in diesem Ordner, weil die Belegnummerierung nach dem Datum aufsteigend ist. 

Verwaltung von Ein- und Ausgangsrechnungen 

Die Ein- und Ausgangsrechnungen sind Belege, die nicht sofort beglichen oder bezahlt wurden. Im Falle, dass Sie den MoneyMaker als doppelte Buchhaltung und nicht als Einnahmen- /Ausgabenrechnung führen gibt es für die Erfassung dieser Belege 2 Möglichkeiten: 

1. Offene Posten 

Der Beleg wird auf das jeweilige Personenkonto gebucht, wodurch ein offener Posten entsteht. Wenn der Beleg beglichen wird, erfolgt eine Buchung vom Kassa- oder Bankkonto auf das Personenkonto, womit der offene Posten ausgeglichen wird. 

Alle Ein- und Ausgangsrechnungen, die so verbucht werden, kommen in den Belegkreis ER oder AR und müssen entsprechend in den Ablageordnern abgelegt werden. 

Diese Art der Verwaltung der Ein- und Ausgangsrechnungen ist dann vorgeschrieben, wenn Sie SOLL-versteuern müssen (die Steuer muss mit Belegdatum entrichtet werden) und wenn das Bezahlungsdatum der Rechnung und das Rechnungsdatum nicht im gleichen Monat sind. 

Vorteil: 
• Möglichkeit der Verwaltung von offenen Posten und der Ausstellung von Mahnungen 
• Übersichtlichere Belegverwaltung 
• Überwachung des Fälligkeitsdatum 

Nachteil: 
• Jede Ein- oder Ausgangsrechnung verursacht 2 Buchungen. 

2. Verbuchen bei der Zahlung 

Die einfachere Möglichkeit der Belegerfassung besteht darin, die Ein- und Ausgangsrechnungen erst zu erfassen, wenn die Zahlung erfolgt ist. 

Dabei entsteht für die Ein- und Ausgangsrechnungen kein eigener Belegkreis und es sind deshalb die Ein- und Ausgangsrechnungen bei jenen Belegkreisen abzulegen, mit denen sie beglichen worden sind. 

Beispiel: 

Eine offene Rechnung wird vom Raiffeisenbankkonto überwiesen -> die Rechnung kommt in den Raiffeisen-Ordner. 

Vorteil: 
• Raschere Buchungserfassung, weil weniger Buchungen 

Nachteil 
• Keine Kontrolle der offenen Posten möglich 

Reihenfolge der Erfassung der Belegkreise 

Auch betreffend Reihenfolge bei der Erfassung der Belegkreise sollten Sie sich an unseren Vorschlag halten: 

1. Ein- und Ausgangsrechnungen, sofern Sie die Belege nicht erst bei der Zahlung verbuchen 
2. Bankbelege 
3. Kassabelege 
4. Um- und Nachbuchungen (z.B. Löhne) 

Form der Buchhaltung 

Eine Buchhaltung unterliegt gewissen Formvorschriften, die dann einzuhalten sind, wenn Sie die Buchhaltung nicht freiwillig, sondern auf Grund von gesetzlichen Auflagen führen. Dazu ein Auszug aus dem Gesetzestext: 

"Die Belege sind der Zeitfolge nach geordnet (innerhalb eines Tages braucht die Reihenfolge nicht eingehalten zu werden), vollständig, richtig, zeitgerecht in einer lebenden Sprache und mit einem nicht leicht entfernbaren Schreibmittel zu erfassen. 

Die Eintragungen sind zeitgerecht, wenn sie spätestens einen Monat und 15 Tage nach Ablaufe des Kalendermonats erfolgen". 

Beispiel: 

Die Belege des Monats Januar müssen spätestens bis 15. März erfasst sein. 

Umfang der Datenerfassung 

Bevor Sie mit der Erfassung der ersten Belege beginnen, sollten Sie sich noch über dem Umfang der Datenerfassung Gedanken machen. Der MoneyMaker ermöglicht eine rasche und einfache Erfassung von sehr vielen Belegkomponenten, trotzdem sollten Sie sich bewusst sein: 

Je mehr Daten Sie pro Beleg erfassen, desto höher ist de Zeitaufwand, aber desto mehr Auswertungen stehen Ihnen zur Verfügung. 

Folgende Daten müssen zwingend erfasst werden, damit eine Buchung als abgeschlossen gilt: 

• Datum 
• Konto (Soll Konto) 
• Gegenkonto (Haben Konto) 
• Einnahme oder Ausgabe (Betrag) 
• Buchungsnummer 

Folgende Daten können zusätzlich in Abhängigkeit von der Ausbaustufe (Modul) des MoneyMakers erfasst werden: 

• Menge 
• Fälligkeitsdatum 
• Umsatz bei 
• Kostenzuteilung 
• Umsatzsteuerkennziffer 

Die Eingabe dieser Daten kann in den Stammdaten – Einstellungen aktiviert oder deaktiviert werden. 

Mehr Info über MoneyMaker unter www.moneysoft.at

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