1079

Betriebsausgaben sind gemäß § 4 Abs. 4 EStG 1988 Aufwendungen oder Ausgaben, die

durch den Betrieb veranlasst sind. Eine betriebliche Veranlassung ist gegeben, wenn die

Aufwendungen oder Ausgaben

treffen und

1080

Betriebsausgaben setzen einen endgültigen Wertabgang voraus. Sie können entweder in

Geld oder Geldeswert bestehen. Auch Wertabgänge ohne Zahlung können Betriebsausgaben

sein, zB die AfA.

1081

Der Betriebsausgabenbegriff gilt gleichermaßen für unbeschränkt und beschränkt

Steuerpflichtige (VwGH 25.3.1966, 0536/65).

1082

Zur Abgrenzung sofort abzugsfähiger Betriebsausgaben von aktivierungspflichtigen

Aufwendungen siehe Rz 2186 und 2187.

1083

Zur Abgrenzung der Betriebsausgaben von den nicht abzugsfähigen Aufwendungen und

Ausgaben gemäß § 20 EStG 1988 siehe Rz 4701 ff.

1084

Ausgaben müssen ausschließlich oder überwiegend aus betrieblichen Gründen anfallen (vgl.

VwGH 2.10.1968, 1345/67); bedeutsam ist die Verkehrsauffassung

(VwGH 20.4.1993, 92/14/0232).

1085

Ein mittelbarer Zusammenhang mit dem Betrieb genügt für eine betriebliche Veranlassung,

VwGH 29.6.1995, 93/15/0112).

1086

Für die Abgrenzung zwischen den betrieblichen Kosten und den Aufwendungen der

Lebensführung ist die typisierende Betrachtungsweise maßgebend. Dabei ist von der

Lebenserfahrung, sowie einer Durchschnittseinschätzung und einem üblicherweise zu

vermutenden Geschehensablauf auszugehen (vgl. VwGH 1.2.1980, 0732/79, VwGH

14.1.1981, 2202/79). Die Betätigung und die daraus entstehende Aufwendungen müssen

einem typischen Berufsbild entsprechen (vgl. VwGH 4.4.1990, 86/13/0116, VwGH

19.5.1994, 92/15/0171).

1087

Nicht zu prüfen ist grundsätzlich die Angemessenheit, die Wirtschaftlichkeit, die

Zweckmäßigkeit oder die Notwendigkeit einer Ausgabe (ausgenommen die Regelung des

§ 20 Abs. 1 Z 2b EStG 1988 - siehe Rz 4761 ff). Unangemessenheit kann aber Indiz für eine

private Veranlassung sein (vgl. VwGH 12.1.1983, 81/13/0004).

1088

Nichteintritt des angestrebten wirtschaftlichen Erfolges hindert die Veranlassung nicht

(VwGH 18.6.1965, 0248/65). Ausnahme: Aufwendungen werden ohne Rücksicht auf den

wirtschaftlichen Nutzen getätigt (VwGH 1.12.1982, 81/13/0043). Ein Rechtsanspruch des

Empfängers ist nicht Voraussetzung für die betriebliche Veranlassung (vgl.

VwGH 11.5.1979, 0237/77 - siehe dazu Rz 4839). Freiwillige Zahlungen können betrieblich

veranlasst sein.

1089

Aufwendungen, die gegen gesetzliche oder berufsrechtliche Bestimmungen verstoßen,

können Betriebsausgabe sein (vgl. VwGH 15.12.1987, 87/14/0134); betreffend

Schmiergelder siehe Rz 4840 ff.

1090

Ersparte Ausgaben sind nicht abzugsfähig. Eine irrtümlich geleistete Nichtschuld führt zu

einem Rückforderungsanspruch, sodass (auch beim § 4 Abs. 3 EStG - Ermittler) ein

endgültiger Abgang analog zur Hingabe eines Darlehens nicht anzunehmen ist

(VwGH 1.7.1992, 91/13/0084).

1091

Aufwendungen sind nur bei demjenigen als Ausgabe zu berücksichtigen, der zur Leistung

verpflichtet ist und sie auch leistet (vgl. VwGH 16.12.1986, 85/14/0098).

1092

Ausgaben, die keiner Einkunftsart zuzuordnen sind oder mit steuerfreien Einnahmen in

einem unmittelbaren Zusammenhang stehen, bleiben bei Ermittlung der Einkünfte außer

Ansatz (Rz 4853 ff). Auch Einnahmen, die auf Grund eines DBA von der Besteuerung im

Inland ausgenommen sind, sind nicht steuerpflichtig iSd § 20 Abs. 2 EStG 1988, damit

zusammenhängende Aufwendungen sind daher nicht abzugsfähig.

1093

Grundsätzlich sind Aufwendungen bei dem Betrieb zu berücksichtigen, der zur Leistung

verpflichtet ist und sie auch tatsächlich leistet (VwGH 16.12.1986, 85/14/0098).

Die Ermittlung der Ausgaben erfolgt für jeden einzelnen Betrieb des Unternehmens

gesondert (Ausnahme: mehrere Betriebe sind als einheitlicher Betrieb anzusehen).

Verweigert der Abgabepflichtige die Aufteilung, verstößt er gegen die Verpflichtung, für jede

einzelne Einkunftsquelle getrennte Aufzeichnungen zu führen und verletzt damit seine

Offenlegungsverpflichtung (VwGH 20.11.1996, 89/13/0259). Eine Mischverwendung der als

Dienstnehmerin angestellten Ehegattin, führt zu einer Aufteilung der Aufwendungen auf

beide unternehmerische Tätigkeiten (VwGH 16.12.1998, 96/13/0046 - schriftstellerische

Tätigkeit und Patentanwaltskanzlei).

1094

Hängen Ausgaben sowohl mit einer betrieblichen als auch mit einer beruflichen Tätigkeit

zusammen, sind sie entsprechend aufzuteilen (VwGH 29.5.1996, 93/13/0008;

VwGH 29.5.2001, 2001/14/0090). Die Aufteilung kann sich allenfalls am Einnahmenschlüssel

orientieren (VwGH 29.5.2001, 2001/14/0090; VwGH 30.9.1987, 86/13/0080 betr.

Büromaterial, Mitgliedsbeiträge, Fachliteratur, Tagungen, Fremdleistungen, geringwertige

Wirtschaftsgüter). Ist der Abgabepflichtige mit der Aufteilung nicht einverstanden, liegt es an

ihm, entsprechende Aufteilungen nachzuweisen oder glaubhaft zu machen (VwGH

8.10.1985, 83/14/0237).

Beispiel:

Fortbildungsaufwendungen eines Arztes, der selbstständig und nichtselbstständig tätig

ist, sind im Verhältnis der erzielten Einnahmen aufzuteilen.

1095

Aufwendungen können - auch bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnern - schon vor der

Betriebseröffnung anfallen. Eine zielstrebige Vorbereitung der Betriebseröffnung muss

erkennbar sein. Dabei genügt es bereits, dass Aufwendungen zur Gewinnung der

notwendigen Betriebsmittel gemacht werden.

Beispiele:

Aufwendungen zur Anschaffung der Betriebsmittel (VwGH 6.5.1980, 3371/79);

Mietzahlungen für ein Geschäftslokal vor der Betriebseröffnung;

vorbereitende Reisen zu potenziellen Kunden.

Die Absicht der Eröffnung des Betriebes ist durch geeignete Unterlagen nachzuweisen (zB

Gewerbeanmeldung, Schriftverkehr mit potenziellen Geschäftspartnern, Einreichpläne,

Kreditvereinbarungen, Kosten-Nutzenrechnung usw.). "Absicht" ist die nach außen hin

erkennbare Manifestation in Verbindung mit der objektiven Eignung, auf Dauer gesehen

positive Ergebnisse zu erzielen.

Vorweggenommene Aufwendungen stellen keine Betriebsausgaben dar, wenn ersichtlich ist,

dass die Ziele nicht auf einen Betrieb als Einkunftsquelle gerichtet waren (VwGH 10.11.1993,

93/13/0108). Siehe weiters Rz 102 f (Liebhaberei).

Die entfernte Möglichkeit, mit den künftigen Mitgliedern eines zu gründenden Vereines in

Geschäftsbeziehungen treten zu können, verleiht den Aufwendungen für die

Vereinsgründung noch nicht die Eigenschaft von Betriebsausgaben (VwGH 27.6.2000,

95/14/0134).

1096

Die tatsächliche Eröffnung des Betriebes ist nicht notwendige Voraussetzung für die

Abzugsfähigkeit der Aufwendungen (VwGH 26.11.1979, 2846/78), das gilt gleichfalls für eine

angestrebte Geschäftsbeteiligung (VwGH 6.5.1980, 3371/79). Der Erwerb eines

Nutzungsrechtes an landwirtschaftlichen Liegenschaften ohne einen Zusammenhang mit

künftigen Einnahmen führt nicht zu abzugsfähigen Ausgaben

(VwGH 12.4.1983, 82/14/0150). Die bloße Möglichkeit der späteren betrieblichen

Verwendung eines Wirtschaftsgutes reicht für einen Abzug als Betriebsausgabe nicht aus

(VwGH 11.10.1972, 0069/72).

1097

Aufwendungen, die nach Beendigung des Betriebes anfallen, sind bei Vorliegen eines

Zusammenhanges mit der ehemaligen Tätigkeit als nachträgliche Betriebsausgaben

abzugsfähig. Siehe dazu auch Rz 5501 ff und 6895 ff.

1098

Der Abgabepflichtige hat dem Finanzamt über Verlangen die geltend gemachten

Aufwendungen nachzuweisen oder, wenn ihm dies nicht zumutbar ist, wenigstens glaubhaft

zu machen (§ 138 Abs. 1 BAO).

1099

Die betriebliche Veranlassung von Aufwendungen ist grundsätzlich von Amts wegen

festzustellen, wobei den Steuerpflichtigen eine Mitwirkungspflicht trifft. Der Steuerpflichtige

hat die Richtigkeit seiner Ausgaben zu beweisen (VwGH 26.9.1990, 86/13/0097).

Im Rahmen der Beweiswürdigung kann das Finanzamt von mehreren Möglichkeiten die als

erwiesen annehmen, die gegenüber allen anderen eine überragende Wahrscheinlichkeit oder

gar Gewissheit für sich hat und alle anderen Möglichkeiten weniger wahrscheinlich

erscheinen lässt. Offenkundig fingierte Ausgaben sind nicht anzuerkennen (VwGH 8.4.1992,

90/13/0132; VwGH 26.9.1990, 89/13/0239). Wer einen den Erfahrungen des täglichen

Lebens widersprechenden Sachverhalt (zB die überwiegende betriebliche Nutzung dreier

Kraftfahrzeuge durch eine Person) behauptet, hat hiefür den Nachweis zu erbringen

(VwGH 31.7.1996, 92/13/0020). Den Steuerpflichtigen trifft für von ihm behauptete

Sachverhalte, die nach dem Gesamtbild der festgestellten Gegebenheiten außergewöhnlich

und daher nicht zu vermuten sind, die Beweislast (VwGH 15.9.1988, 87/16/0165). Es kann

nicht Sache der Behörde sein, weitgehende Ermittlungen über Umstände anzustellen, für

deren Vorhandensein nach der gegebenen Sachlage nur eine geringe Wahrscheinlichkeit

besteht (VwGH 22.6.1967, 0153/65).

1100

Betriebsausgaben sind im allgemeinen durch schriftliche Belege nachzuweisen (vgl.

VwGH 29.1.1991, 89/14/0088). Gemäß § 138 Abs. 2 BAO sind Belege ("Geschäftspapiere,

Schriften und Urkunden") auf Verlangen des Finanzamtes diesem zur Einsicht und Prüfung

vorzulegen.

Eigenbelege sind idR nur dann als Nachweis anzuerkennen, wenn nach der Natur der

Ausgabe (etwa bei auswärts geführten Telefonaten und Trinkgeldern) kein Fremdbeleg

erhältlich ist. Dies trifft zB bei Postspesen nicht zu (VwGH 7.1.1981, 0418/80). Aus dem

Eigenbeleg müssen Datum, Betrag und Grund der Zahlung, Art und Menge der gelieferten

Ware bzw. der erhaltenen Leistung ersichtlich sein. Der Zahlungsempfänger ist - soweit

möglich - konkret zu bezeichnen.

1101

Als Beweismittel kommt neben Belegen alles in Betracht, das geeignet ist, zur

Sachverhaltsermittlung beizutragen und der Erforschung der materiellen Wahrheit dient zB

Aussagen von Zeugen und Auskunftspersonen, Sachverständigengutachten oder

Augenschein.

1102

Die Glaubhaftmachung setzt die schlüssige Behauptung aller maßgeblichen Umstände durch

den Steuerpflichtigen voraus (VwGH 26.4.1989, 89/14/0027). Ein Sachverhalt ist glaubhaft

gemacht, wenn die Umstände des Einzelfalles dafür sprechen, der vermutete Sachverhalt

habe von allen anderen denkbaren Möglichkeiten die größte Wahrscheinlichkeit für sich

(VwGH 14.9.1988, 86/13/0150). Für Aufwendungen, über die vom Empfänger auf Grund

allgemeiner Verkehrsübung keine oder meist nur mangelhafte Belege erteilt werden genügt

an Stelle eines belegmäßigen Nachweises, dass die Ausgaben bloß glaubhaft gemacht

werden (VwGH 9.12.1992, 91/13/0094).

1103

Grundlagen für die Abgabenerhebung (zB Betriebsausgaben) sind von der Abgabenbehörde

nur insoweit zu schätzen, als sie diese Grundlagen nicht bzw. nicht genau ermitteln oder

berechnen kann (vgl. zB VwGH 5.7.1999, 98/16/0148). Ein solcher Schätzungsgrund kann

sich insbesondere dann ergeben, wenn der Abgabepflichtige über seine Angaben keine

ausreichenden Aufklärungen zu geben vermag oder weitere Auskunft über Umstände

verweigert, die für die Ermittlung der Bemessungsgrundlagen wesentlich sind.

1104

Es sind alle Umstände zu berücksichtigen, die für die Schätzung von Bedeutung sind.

Die Abgabenbehörde kann die Schätzungsmethode grundsätzlich frei wählen

(VwGH 27.4.1994, 92/13/0011, 94/13/0094; VwGH 15.5.1997, 95/15/0093;

VwGH 22.4.1998, 95/13/0191; VwGH 15.7.1998, 95/13/0286). Die Abgabenbehörde hat jene

Methode (bzw. jene Methoden kombiniert) zu verwenden, die im Einzelfall zur Erreichung

des Zieles, nämlich der tatsächlichen Besteuerungsgrundlage möglichst nahe zu kommen,

am geeignetsten erscheint (zB VwGH 25.6.1998, 97/15/0218).

1105

Hinsichtlich der Betriebsausgaben oder bestimmter Gruppen davon (zB Reisekosten) kommt

eine Teilschätzung in Betracht. Dies kann an Hand der Werte des Betriebes in anderen

Zeiträumen (innerer Betriebsvergleich) geschehen (VwGH 26.6.1984, 83/14/0251;

VwGH 5.5.1992, 92/14/0018).

1106

Die Abgabenbehörde ist nicht verpflichtet, Aufzeichnungen, die der Abgabepflichtige zu

führen und vorzulegen hatte, zu rekonstruieren (VwGH 6.2.1992, 88/14/0080) muss jedoch

offensichtlich angefallene Ausgaben für "Schwarzarbeit" (VwGH 15.5.1997, 95/15/0093) und

"Schwarzeinkäufe" (VwGH 28.5.1997, 94/13/0200) bei einer Schätzung berücksichtigen.

1107

Der Abgabepflichtige ist auch bei der Schätzung zur Mitwirkung verpflichtet

(VwGH 17.10.1991, 91/13/0090). Im Schätzungsverfahren ist das Recht auf Parteiengehör

vor Bescheiderlassung durch Mitteilung der Basis und Art der Schätzungsmethode,

Schlussfolgerungen und Ergebnisse zu wahren. Der Partei ist ausreichend Zeit zur Äußerung

von Einwendungen zu gewähren. Es liegt am Abgabepflichtigen, sachlich begründete

Argumente gegen die Schätzungsmethode oder einzelne Elemente der Schätzung

vorzubringen (VwGH 7.6.1989, 88/13/0015). Die Abgabenbehörde muss sich mit allen

konkreten für die Schätzung relevanten Behauptungen auch dann auseinander setzen und

eventuell erforderliche ergänzende Erhebungen durchführen (VwGH 24.2.1998, 95/13/0083;

VwGH 27.5.1998, 95/13/0282, 95/13/0283).

1108

Die Begründung (§ 93 Abs. 3 lit. a BAO) hat die für die Schätzungsbefugnis sprechenden

Umstände, die Schätzungsmethode, die der Schätzung zu Grunde gelegten

Sachverhaltsannahmen (Darstellung der Berechnung) darzulegen (zB VwGH 5.7.1999,

98/16/0148).

1109

Die Abgabenbehörde kann vom Abgabepflichtigen, der Betriebsausgaben geltend macht,

verlangen, den Gläubiger oder Empfänger der abgesetzten Beträge genau zu bezeichnen

(§ 162 Abs. 1 BAO). Die Behauptung, die Aufwendungen seien beim Empfänger nicht

steuerpflichtig, befreit nicht von der Verpflichtung zur Empfängerbenennung (VwGH

14.5.1974, 0284/73).

Werden an Kunden Waren ohne Rechnungslegung ("Naturalrabatte") und ohne

entsprechende Lagerabgangsbelege, aus denen die Empfänger dieser Lieferungen ersichtlich

sind, geliefert, kann nur jener Wareneinsatz als Aufwand anerkannt werden, der durch

(aufbewahrte) Lagerabgangsbelege ausgewiesen ist (VwGH 31.1.2001, 98/13/0156

betreffend Lieferungen von Waren an Apothekenunternehmungen als "Naturalrabatte").

1110

Zweck der Bestimmung ist die Sicherung der Besteuerung jener Beträge beim Empfänger,

die ein anderer steuermindernd als Betriebsausgabe absetzt (VwGH 2.3.1993, 91/14/0144;

VwGH 28.5.1997, 94/13/0230). Eine schätzungsweise Ermittlung der Bemessungsgrundlagen

kommt bei Anwendung des § 162 BAO nicht in Betracht (VwGH 31.1.2001, 98/13/0156).

1111

Ob eine Aufforderung iSd § 162 BAO ergeht, liegt im Ermessen der Abgabenbehörde

(VwGH 3.6.1987, 86/13/0001). Eine Aufforderung zur Empfängerbenennung wäre

rechtswidrig, wenn der Auftrag unverschuldet (VwGH 29.11.1988, 87/14/0203;

VwGH 11.7.1995, 91/13/0154, 91/13/0186; VwGH 28.5.1997, 94/13/0230) offensichtlich

unerfüllbar (VwGH 2.3.1993, 91/14/0144) ist.

1112

In der Regel muss der Abgabepflichtige seine Geschäftsbeziehungen so einrichten, dass er

die Person des Empfängers oder Gläubigers namhaft machen kann (VwGH 2.3.1993,

91/14/0144; VwGH 28.5.1997, 94/13/0230; VwGH 28.10.1997, 93/14/0073, 93/14/0099).

Bei regelmäßig geringwertigen Einkäufen bei Privatpersonen kann es allerdings unzumutbar

sein, die Verkäufer namentlich festzuhalten, wenn es um viele laufende Geschäfte geht

(VwGH 29.11.1988, 87/14/0203).

1113

Eine Unmöglichkeit zur Empfängerbenennung kann bei Diebstahl (VwGH 10.1.1958,

1176/56) oder unverschuldetem Verlust von Unterlagen vorliegen (VwGH 19.2.1965,

0044/64). Geschäftliche Rücksichtnahmen auf den Empfänger entheben den

Abgabepflichtigen nicht von der Verpflichtung der Empfängerbenennung (zB

VwGH 14.5.1974, 0284/73; VwGH 29.11.1988, 87/14/0203).

1114

Die ausdrücklich auf § 162 Abs. 1 BAO zu stützende Aufforderung ist eine verfahrensleitende

Verfügung, die auch noch im Rechtsmittelverfahren erlassen werden kann (Bescheid gemäß

§ 94 in Verbindung mit § 244 BAO, VwGH 16.3.1988, 87/13/0252, 87/13/0253, 87/13/0254,

87/13/0255).

1115

Kommt der Abgabepflichtige einer gesetzmäßigen Aufforderung nach § 162 Abs. 1 BAO nicht

nach, so dürfen die betreffenden Betriebsausgaben (Aufwendungen) nach § 162 Abs. 2 BAO

nicht anerkannt werden. Dies gilt auch dann, wenn die betriebliche Veranlassung

unbestritten (VwGH 30.9.1998, 96/13/0017) und die Ausgabe tatsächlich getätigt

(VwGH 7.6.1989, 88/13/0115) worden ist.

1116

Die Nennung bloß des Familiennamens (VwGH 25.11.1992, 89/13/0043), einer falschen

(VwGH 30.9.1998, 96/13/0017) oder beliebigen Person (VwGH 17.11.1982, 81/13/0194,

82/13/0036, 82/13/0037), einer Firma in einer Steueroase (VwGH 13.11.1985, 84/13/0127)

oder einer Briefkastengesellschaft (VwGH 11.7.1995, 91/13/0154, 91/13/0186), ohne die an

diesen tatsächlich Beteiligten bekannt zu geben, kann die zwingende Versagung der

Anerkennung nicht verhindern. Die Namhaftmachung einer nicht existenten GmbH bzw.

deren nicht ausforschbare Kontaktperson stellt keine hinreichende Empfängerbenennung dar

(VwGH 8.6.1988, 84/13/0069).

1117

Hat der Steuerpflichtige darauf verzichtet, die Identität des Empfängers festzustellen, oder

hat er falsche Angaben in Kauf genommen, so hat er sich die Versagung der Anerkennung

als Betriebsausgabe selbst zuzuschreiben (VwGH 28.5.1997, 94/13/0230; VwGH 28.10.1997,

93/14/0073).

1118

Die Abgabenbehörde kann in freier Beweiswürdigung trotz Namensnennung den

Betriebsausgabenabzug versagen, wenn wichtige und maßgebliche Gründe dafür sprechen,

dass die genannten Personen nicht die tatsächlichen Empfänger der strittigen Beträge sind

(VwGH 22.10.1991, 91/14/0032).